Comment bien rédiger un cahier des charges utile pour le projet ?
Par Cyril Drouin le 21 mars 2007La réalisation d’une application Internet/Intranet/Extranet peut de moins en moins se faire en interne et les entreprises recourent le plus souvent aux sociétés spécialisées dans ce domaine (SSII, Architectes e-commerce, Web Agency). Pour cela, un seul moyen pour expliquer ce que l’on veut : le cahier des charges.
Bien souvent et par retour d’expérience, l’entreprise souhaitant mettre en place un site ne sait pas ou ne veut pas faire de cahier des charges spécialisé web. Or, cette étape est fondamentale, bien que le document ne soit pas obligatoire.¦
Aussi, beaucoup d’entreprises ont déjà une expérience d’une application web et pour éviter des déceptions, elles prennent le réflexe du cahier des charges ne serait-ce que pour formaliser leurs besoins et débuter une série de relations avec les prestataires.
Voici 5 conseils utiles pour bien commencer son projet :
Conseil n°1- Se protéger au niveau juridique
Il est vivement conseillé d’établir un cahier des charges, bien qu’il ne soit pas indispensable.
Pourquoi ?
=> En cas de conflit entre l’entreprise et le prestataire, le document permet de distinguer les parts de responsabilités de chacun. Le cahier des charges à bien une valeur juridique (mais n’est pas un document juridique !), car il instaure l’obligation de résultat et non de moyens.
Conseil n°2- Le rédiger en interne ou par le prestataire ?
Le plus simple est de le rédiger en interne, et dans ce cas là , un chef de projet doit être choisi.
La rédaction peut cependant être externalisée. Une solution choisie généralement par les plus petites entreprises, faute de temps. Il existe des prestataires spécialisés qui procurent l’avantage de jouer le rà´le d’un tiers expert de confiance entre l’entreprise et le prestataire.
Conseil n°3- Le cahier des charges est un moyen de tester le prestataire
Le cahier des charges va aussi servir à sélectionner son prestataire.
Avant l’offre commerciale, le prestataire peut répondre aux demandes du client à travers un document rassemblant les « spécifications », qui précise leur faisabilité et apporte des propositions ou alternatives sur différents points. Il est possible de réaliser le projet lorsque certaines contraintes sont trop lourdes et inflexibles.
Le cahier des charges est donc le noyau du projet et pourra évoluer en cours de projet.
Conseil n°4- Ni trop flou, ni trop détaillé
Le client ne doit pas être complexé par le cahier des charges. Pas besoin d’avoir recours à un langage trop technique, les mots les plus simples apportent les réponses les plus efficaces.
Attention à ne pas être trop détaillé, au risque de brider les idées du prestataire à moins que l’entreprise ait déjà une idée exacte de ce qu’elle veut.
Attention à ne pas être trop flou, même si le cahier des charges peut être écrit dans un langage simple, il doit donc comporter suffisamment de précisions, au risque de recevoir une offre de moins bonne qualité qu’escompté.
Pour faciliter la réponse des prestataires, rester disponible est primordial car cela permet de :
- de faire évoluer le cahier des charges en y apportant des corrections ou améliorations ;
- d’éclaircir des points sombres ou trop flous du cahier des charges communiqué ;
- d’appréhender la qualité relationnelle du prestataire.
Conseil n°5- Parties distinctes
Partie 1 : Présentation de l’entreprise et de son organisation.
Partie 2 : Vision de la communication (pour un site vitrine ou évènementiel), ou donne des informations sur le catalogue produits ou la logistique (pour un site e-commerce).
Partie 3 : Précisions techniques du dispositif Internet existant : le cas échéant (base de données, hébergeur, solution de paiement CB sécurisé à utiliser, design, récupération des commandes sur le logiciel de comptabilité…).
Partie 4 : Souhaits du client pour son futur site, en termes de fonctionnalités notamment (gestion des ventes croisées, gestion des coupons de réductions, gestion des ventes par quantité (B to B), gestion des affiliations des partenaires, gestion du parrainage, etc.). Le client peut aussi préciser les exemples de sites qu’il voudrait suivre, comme ceux à éviter.
Partie 5 : Informations concernant le planning de mise en ligne souhaitée. Par exemple, la date d’un salon professionnel pour lequel le nouveau site doit être réalisé.
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