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Un CMS (outil de gestion de contenu) permet de mettre à jour le contenu d’un site sans avoir de connaissance en programmation, sans avoir à toucher à une ligne de code. Cependant, même si leur utilisation est techniquement simple, elle nécessite du temps et du travail de préparation.

La société qui intègre un CMS : défini les paramètres, crée les gabarits, ajoute des fonctionnalités spécifiques quand le besoin se fait ressentir etc… pour faire simple, procède à toutes les opérations techniques nécessaires.
Elle peut également intervenir avec une position de conseil pour vous orienter, voir avec vous des points intéressants auxquels vous n’auriez peut être pas pensé, vous donner les clés pour que votre site soit un succès.

Malgré cet encadrement, il vous faudra répondre à certaines questions, vous adapter au monde du Web. Un site internet n’est pas de tout repos (surtout quand l’audience est au rendez vous).

Voici quelques éléments auxquels il faut vous préparer :

La définition des profils utilisateurs

• Quels types de profils auront le droit de mettre à jour le contenu de votre site ?
• Quels seront leurs périmètres d’action ?
  Ex : une rubrique, un ensemble de rubrique, un type de document en particulier, une thématique (transverse à plusieurs rubriques) …
• Comment pourront ils procéder ?
  Ex : en se connectant directement au CMS, depuis une application tiers existante …

L’affectation des profils

• Quelles sont les personnes physiques qui auront accès au CMS ?
• Quels profils leur seront associés ?

Unification des comptes utilisateurs

Chaque acteur / auteur se connectant au CMS aura un compte utilisateur, souvent associé à un identifiant et un mot de passe. Il est préférable que les comptes aient le même format. Ex : les identifiants seront composés de : [prenom].[nom]

• Comment seront composés les identifiants ?
• Y a-t-il une base listant les utilisateurs à importer au lancement du CMS ? (si oui, sous quel format peut on la récupérer)
• Doit on se connecter à une base externe à la place de la base par défaut de l’outil ? (ex : LDAP)

La définition des workflows de publications

Un workflow, processus de publication en ligne, permet de spécifier les différentes étapes par lesquelles votre contenu va passer avant d’être visible en ligne.
La majorité des CMS proposent un workflow nativement et permettent pour la plupart la définition de workflows sur mesure.
Vous pouvez ainsi définir les étapes adaptées à votre organisation éditoriale.
Par exemple :

• Les personnes associées au profil « Rédacteur » pourront créer du contenu et le soumettre pour validation
• Les personnes associées au profil « Animateur de la rubrique xxx » pourront vérifier et valider les données transmises par le Rédacteur. Une fois le contrôle effectué, le contenu est alors soumis pour publication
• Les personnes associées au profil « Responsable de la rubrique xxx » pourront effectuer un dernier contrôle sur les données transmises par l’Animateur de rubrique et décider de publier le contenu afin qu’il soit visible de tous
   

Les workflows facilitent le suivi des données mais il faut prendre en compte certains points :

• Ils ne remplaceront jamais des échanges en direct ou par téléphone (qui peuvent éviter plusieurs aller/retour pour se mettre d’accord sur un contenu)
• Plus il y a d’étapes avant la mise en ligne, plus le risque de décourager les rédacteurs est grand (son contenu peut apparait en ligne plusieurs jours après sa rédaction si les animateurs et responsables ne sont pas réactifs)
• Toujours prévoir une alternative en cas d’absence d’un des profils (pour que le contenu ne soit pas bloqué)

La préparation du contenu

Un contenu d’une page sur un site web n’est pas le même qu’un contenu pour un format papier.
Il nécessite quelques adaptations :

• Découpez vos articles en pages. L’internaute doit avoir le moins possible besoin d’utiliser la barre de défilement.
• Illustrez vos propos (photos, schémas, liens …)
• Préparez vos pièces jointes pour un téléchargement rapide et une ouverture garantie.
  A bannir : Les fichiers exécutables, les fichiers open office (car ils ne sont malheureusement pas encore exploitables par tous, mais nous gardons espoir …), les fichiers beaucoup trop lourds ….
• Préparez vos images pour une diffusion sur le web :
  • Réduisez leur taille mais également leur poids (le jpeg étant tout à fait adapté).
  • N’oublier pas d’indiquer les auteurs, droit associés etc …

L’organisation du contenu

Votre contenu doit être organisé en deux points (qui sont souvent très proches) :

• L’arborescence visible par les internautes
• Le classement de vos fichiers dans le CMS 

Ces classements sont évolutifs, ne sont pas figés mais doivent être prévus, intégrés et réfléchis de manière à faciliter :

• l’intégration des nouveaux types de données dans le futur
• la recherche de documents

La motivation

Il s’agit du point le plus important et souvent le moins simple.
Votre application est prête, elle fonctionne, il ne reste plus qu’à la faire vivre.
Pour se faire, il faut que l’ensemble des acteurs soit prêt à s’investir et à l’alimenter.
Ceci passe généralement par l’implication des différents acteurs dès le début du projet.